How to Make Phone Calls (4)

Business Etiquette | 電話のかけ方(4)

How to Make Phone Calls (4)

When you want a call back as the person you want to talk to is absent, it’s best to communicate this with “cushion words” coupled with the “form used for requests.” Instead of saying “Orikaeshi denwaga hoshii to tsutaete kudasai” (Please tell him/her to call me back?), put this in the form of a question: “Osoreirimasuga, orikaeshi odenwao choudai shitaito otsutae itadakemasuka?” (I’m sorry to bother you, but would you kindly tell him/her to call me back?) Cushion words are expressions that defer to the judgment of the person you’re talking to, and have the effect of making a gentler impression on that person. The following cushion words also make a good impression. “Shitsureidesuga…” (Excuse me, but…) “Otesuudesuga…” (Sorry to bother you, but…) “Ainiku…” (Unfortunately…) “Gomendoudesuga…” (Sorry to cause you trouble, but…) “Yoroshikereba…” (If you don’t mind…) “Oisogashiitokoro moushiwakegozaimasenga…” (I’m sorry to bother you at a busy time, but…). When you ask a favor of a person, put it in the form of a request, for example, “- shite itadakemasuka?” A formal request creates a humble impression and shows that you are treating the person you’re talking to with respect. When you convey information such as phone numbers, names or addresses, it is good to add courteous language. For instance, confirm whether the person is ready to take a memo, by saying “Dewa, moushiagemasu. Yoroshiidesuka.” (Now I’ll tell you. Are you ready?) When arranging to call a person back, you should say, “Nochihodo, aratamete odenwaitashimasu” (I’ll call him/her again later). In addition, it’s best to confirm a convenient time for the person you want to talk to. When leaving a message for the person absent, say, “Otesuudesuga, dengono onegai shitemo yoroshiideshouka” (Sorry to bother you, but could you pass on a message?).

はなししたい
hanashitai
(you) want to talk to
相手あいて
aite ga
(the) person
不在ふざい
fuzai
is absent
のため
no tame
as
かえ
orikaeshi
back
電話でんわ
dennwa ga
(a) call
しい
hoshii
(you) want
場合ばあいは、
baai ha,
when
クッションくっしょん言葉ことば
kussyonn kotoba
cushion words
ni
coupled with
依頼いらいけい
irai kei
(the) form used for requests
をつけて
wo tsukete
with
つたえると
tsutaeru to
to communicate (this)
よい
yoi
best
でしょう。
deshou.
(it)’s
かえ
orikaeshi
back
電話でんわがほしいと
dennwa gahoshii to
to call (me)
つたえて
tsutaete
tell (him/her)
ください」
kudasai
please
to iu
saying
わりに、
kawarini,
instead of
おそります
osoreirimasu
(I)’m sorry to bother (you)
が、
ga,
but
かえ
orikaeshi
back
電話でんわ
odennwa wo
to call (me)
ちょうだいしたいと
choudai shitai to
kindly
つた
otsutae
tell (him/her)
いただけますか」
itadakemasuka
would (you)?
to
[that]
質問しつもんするかたち
shitsumonn suru katachi
(the) form of (a) question
de
in
います。
iimasu.
put (this)
クッションくっしょん言葉ことば
kussyonn kotoba ha
cushion words
相手あいて
aite ni
(the) person (you’re talking to)
判断はんだん
hanndann wo
(the) judgment (of)
ゆだねる
yudaneru
(that) defer to
表現ひょうげん
hyougenn
expressions
で、
de,
are and
相手あいて
aite
(that)person
ni
on
やわらかい
yawarakai
gentler
印象いんしょう
innshou wo
a[n] impression
あたえる
ataeru
making
効果こうか
kouka ga
(the) effect (of)
あります。
arimasu.
have
つぎのような
tsugi no you na
(the) following
クッションくっしょん言葉ことば
kussyonn kotoba
cushion words
mo
also
印象いんしょう
innsyou wo
a[n] impression
よく
yoku
good
します。
shimasu.
make
失礼しつれいですが……」
shitsurei desu ga
excuse me but
「お手数てすうですが……」
otesuu desu ga
sorry to bother you but
「あいにく……」
ainiku
unfortunately
「ご面倒めんどうですが……」
gomenndou desu ga
sorry to cause you trouble but
「よろしければ……」
yoroshikereba
if you don’t mind
「おいそがしいところ
oisogashii tokoro
at (a) busy time
もうわけございませんが……」。
moushiwake gozaimasenn ga
I’m sorry to bother you but
相手あいて
aite ni
(a) person
なんらかの行動こうどう
nannraka no koudou wo
(a) favor (of)
ねがいする
onegai suru
(you) ask
ときには、
toki niha,
when
「~していただけますか」
- shite itadakemasuka
- shite itadakemasuka
などと
nado to
for example
依頼いらいけい
irai kei wo
in (the) form of (a) request
使つかいましょう。
tsukai mashou.
put (it)
依頼いらいけい
irai kei ha
(a) formal request
謙虚けんきょ
kennkyo na
humble
印象いんしょう
innshou wo
a[n] impression
あたえ、
atae,
creates and
相手あいて
aite wo
(the) person (you’re talking to)
尊重そんちょうして
sonnchou shite
with respect
応対おうたいしている
outai shiteiru
(you) are treating
ことが
koto ga
that
つたわります。
tsutawari masu.
shows
電話でんわ番号ばんごう
dennwa banngou
phone numbers
ya
or
名前なまえ
namae,
names
住所じゅうしょ
jyuusho
addresses
など
nado
such as
情報じょうほう
jyouhou wo
information
つたえる
tsutaeru
(you) convey
ときは、
toki ha,
when
気遣きづかいの
kidukai no
courteous
一言ひとこと
hitokoto wo
language
えると
soeru to
to add
よい
yoi
good
でしょう。
deshou.
(it) is
たとえば、
tatoeba,
for instance
「では、
deha,
now
もうげます。
moushiage masu.
(I)’ll tell (you)
よろしいですか」
yoroshii desu ka
are you ready ?
to
by saying
相手あいて
aite ga
(the) person
メモめも
memo wo
(a) memo
toru
to take
用意よういができている
youi ga dekite iru
is ready
かを
ka wo
whether
確認かくにんします。
kakuninn shimasu.
confirm
かけなお
kake naosu
(arranging) to call (a person) back
ときには、
toki niha,
when
後程のちほど
nochihodo,
later
あらためて
aratamete
again
電話でんわいたします」
odennwa itashimasu
(I)’ll call (him/her)
to
[that]
います。
iimasu.
(you) should say
そして、
soshite,
in addition
はな
hanasu
(you want to) talk to
相手あいて
aite no
(the) person
都合つごうのよい
tsugou no yoi
convenient
時間じかん
jikan wo
(a) time (for)
確認かくにんしておくと
kakuninn shite oku to
to confirm
なおよいでしょう。
nao yoi deshou.
(it)’s best
不在ふざい
fuzai no
absent
相手あいて
aite ni
for (the) person
メッセージめっせーじ
messe-ji wo
(a) message
のこしたい
nokoshitai
leaving
ときは、
toki ha,
when
「お手数てすうです
otesuu desu
sorry to bother you
が、
ga,
but
伝言でんごん
denngonn wo
(a) message
ねがいしても
onegai shite mo
pass on
よろしいでしょうか」
yoroshii deshou ka
could you ?
to
[that]
います。
iimasu.
say

More from Hiragana Times

Learn anytime, anywhere and experience more on app

Explore Japanese culture with Hiragana Times

Subscribe
00:00 / 00:00