How to Make Phone Calls (2)

Business Etiquette | 電話のかけ方(2)

How to Make Phone Calls (2)

When the person you want to talk to picks up the phone, once again clearly state your name and company name, and you should add a greeting such as “Osewani natte orimasu.” The person will reply with a similar greeting. You may use a casual greeting depending on your relationship with that person. For instance, “Konnichiwa” (good afternoon), “Itsumo arigatou gozaimau” (thank you as usual), “Gobusata shite orimasu” (long time, no see) indicate a relaxing of formalities. Then, straight away briefly inform the person about the reason for the call, and confirm whether they have time to talk, by saying something like, “I’d like to discuss the location for tomorrow’s meeting, but is this a good time to talk?” After discussing the matter at hand, you should repeat as follows to confirm the important points, such as meeting time, date, location, and building name: “I repeat. That’s tomorrow at one p.m. on the first floor lobby of J building, Shinjuku.” “Fukushou shimasu” can be replaced with “Kurikaeshimasu,” and “Yoroshiidesu ne” with “Machigai arimasen ka.” After the person confirms this, you should say “Arigatou gozaimasu. Yoroshiku onegai itashimasu.” “Yoroshiku onegai itashimasu” is a useful expression often used in business situations. “Yoroshiku” is added when you request a favor of someone, or to transmit goodwill. You can use this phrase, when you formally ask someone for something very important, and you can also use it casually instead of a greeting.

はなしたい
hanashitai
(you) want to talk to
相手あいて
aite ga
(the) person
電話でんわ
dennwa ni deta
picks up (the) phone
ときは、
toki ha,
when
もう一度いちど
mouichido
once again
会社名かいしゃめい
kaishamei
company name
to
and
あなたの名前なまえ
anata no namae wo
your name
はっきり
hakkiri
clearly
名乗なのり、
nanori,
state and
「お世話せわになっております」
osewani natte orimasu
Osewani natte oriimasu
などの
nado no
such as
あいさつ言葉ことば
aisatsu kotoba wo
(a) greeting
かなら
kanarazu
(you) should
えましょう。
soe mashhou.
add
相手あいて
aite mo
(the) person
おなじように
onajiyou ni
similar
あいさつ言葉ことば
aisatsu kotoba wo
(a) greeting [words]
かえしてきます。
kaeshite kimasu.
will reply (with)
相手あいて
aite
(that) person
との
tono
with
関係かんけい
kannkei
(your) relationship
によっては、
ni yotte ha,
depending on
やわらかい
yawarakai
casual
あいさつ言葉ことば
aisatsu kotoba wo
(a) greeting
使用しようしても
shiyou shite mo
use
よいでしょう。
yoi deshou.
(you) may
たとえば、
tatoeba,
for instance
「こんにちは」
konnnichiha
good afternoon
「いつもありがとうございます」
itsumo arigatou gozaimasu
thank you as usual
「ご無沙汰ぶさたしております」
gobusata shite orimasu
long time, no see
えば、
to ieba,
[if you say]
したしみが
shitashimi ga
(a) relaxing of formalities
つたわります。
tsutawari masu.
indicate
そして
soshite
then
すぐに
sugu ni
straight away
電話でんわをかけた
dennwa wo kaketa
(the) call
目的もくてき
mokuteki wo
(about the) reason (for)
簡潔かんけつ
kannketsu ni
briefly
つたえて、
tsutaete,
inform (the person) and
明日あす
asu no
(for) tomorrow’s
わせ
machiawase
meeting
場所ばしょ
basho
(the) location
について
ni tsuite
[about]
はな
ohanashi
to discuss
したいのです
shitai no desu
(I)’d like
が、
ga,
but
いま
ima,
is this
時間じかんはよろしいですか」
ojikann ha yoroshii desuka
(a) good time to talk
などと、
nado to,
(by saying) something like
相手あいて
aite ni
[the person]
はな
hanasu
to talk
時間じかん
jikann ga
time
ある
aru
(they) have
ka
whether
確認かくにんします。
kakuninn shimasu.
confirm
用件ようけん
youkenn wo
(the) matter (at hand)
はなえたら、
hanashi oetara,
discussing after
確認かくにんのため
kakuninn no tame
to confirm
日時にちじ
au nichiji
meeting date time
ya
and
場所ばしょ
basho,
location
建物たてもの名称めいしょう
tatemono no meishou
building name
など
nado
such as
大事だいじ
daiji na
important
項目こうもく
koumoku wo
(the) points
つぎのように
tsugi no you ni
as follows
もう一度いちどいましょう。
mouichido ii mashou.
(you) should repeat
復唱ふくしょうします。
fukushou shimasu.
(I) repeat
明日あす
asu,
tomorrow
午後ごご1いち
gogo ichiji
one p.m.
ni
at
新宿しんじゅく
shinnjyuku no
Shinjuku
Jじぇいビルびる
jei biru
J building
1いっかいロビーろびー
ikkai robi-
the first floor lobby(of)
de
on
よろしいですね」。
yoroshii desu ne.
that’s
復唱ふくしょうします」は
fukushou shimasu ha
fukushou shimasu
かえします」、
kurikaeshimasu,
(with) kurikaeshimasu
また
mata
and
「よろしいですね」は
yoroshii desu ne ha
yoroshii desu ne
間違まちがいありませんか」
machigai arimasenn ka
(with) machigai arimasen ka
などと
nado to
[such as]
表現ひょうげんしてもよいでしょう。
hyougenn shitemo yoi deshou.
can be replaced
相手あいて
aite ga
(the) person
それらを
sorera wo
this
確認かくにんしたら、
kakuninn shitara,
confirms after
「ありがとうございます。
arigatou gozaimasu.
arigtou gozaimau
よろしくおねがいいたします」と
yoroshiku onegai itashimasu to
yoroshiku onegai itashimasu
かえします。
kaeshi masu.
(you) should say
「よろしくおねがいいたします」は、
yoroshiku onegai itashimasu ha,
yososhiku onegsi itashimasu
ビジネスびじねすシーンしーん
bijinesu shi-nn
business situations <secnes>
de
in
とてもよく
totemo yoku
often
使つか
tsukau
used
便利べんり表現ひょうげん
bennri na hyougenn
useful a[n] expression
です。
desu.
is
「よろしく」は
yoroshiku ha
yoroshiku
なにかを
nanika wo
(a) favor (of someone)
ねがいする
onegai suru
(you) request
とき
toki
when
ya
or
好意こうい
koui wo
goodwill
つたえたい
tsutaetai
to transmit
ときに
toki ni
[when]
えます。
soe masu.
is added
ふか意味いみをもって
fukai imi wo motte
something very important
こころから
kokoro kara
formally
ねがいする
onegai suru
(you) ask (someone for)
ときに、
toki ni,
(you can use this phrase) when
また
mata
and also
かる
karuku
casually
あいさつの
ausatsu no
(a) greeting
わりに
kawari ni
instead of
使つかうことも
tsukau koto mo
use (it)
できます。
dekimasu.
(you) can

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